Ekonom, str.24 / Schránky před finišem

DATOVÉ SCHRÁNKY

Schránky před finišem

České firmy plánují s příchodem datových schránek zvýšené investice do IT. Čekají ale na rok 2010.

Něco málo přes týden zbývá do začátku menší revoluce. Od 1. listopadu začnou definitivně a nezvratně fungovat datové schránky (viz Ekonom č. 28/2009), jejichž prostřednictvím budou muset povinně úřady elektronicky komunikovat s podnikovou sférou.

Na jejich příchod se nesmírně těší systémoví integrátoři a další společnosti, které pomáhají firmám nasazovat podnikový software. Slibují si od nich podobnou horečku, která vypukla před deseti lety, když se svět informačních technologií vyrovnával s problémem Y2K, tedy s přechodem na letopočty začínající dvojkou. Tehdy společnosti masivně investovaly do podnikových programů z obavy z kolapsu počítačových systémů.

Podle průzkumu firem Software602 a Novell, jehož výsledky má Ekonom exkluzivně k dispozici, s investicemi a rozsáhlejší elektronizací vnitropodnikových systémů skutečně počítá téměř 90 procent podniků. Obě firmy společně nabízejí komplexní řešení pro celou oblast elektronizace dokumentů a podnikových procesů včetně správy datových schránek.

Průzkum, který vznikl na pracovních seminářích o datových schránkách, uvádí, že by jejich zavedení mělo vést k výraznějšímu zlepšení efektivity práce v podnicích, než se to kdy povedlo jakékoliv směrnici, zákonu nebo státem financovanému školicímu programu. Potvrzuje také, že tuzemské podniky se zvýšenými výdaji do IT počítají.

»Hlavní vlna investic by podle našich zjištění měla proběhnout až příští rok,« říká autor závěrečné zprávy průzkumu, Petr Hampl ze Software602. Odklad investic má prý dvě příčiny. Firmy nejdříve chtějí vyřešit samotnou obsluhu datové schránky, pak se teprve soustředit na další věci. Navíc čekají na Nový rok, po němž budou moci tímto způsobem elektronicky komunikovat i s daldalšími podniky.

Úspory a efektivita

Zvýšený zájem o své produkty ale systémoví integrátoři pozorují již v nyní.

»Zákazníci chtějí od nás nabídku na další použití datových schránek. Zajímají se zejména o elektronickou spisovou službu,« konstatuje předseda představenstva společnosti Asseco Czech Republic Jan Přerovský.

Na datové schránky se těší softwarové společnosti. Slibují si od nich masivní investice firem.

Jedním z těch, kdo se na zavedení datových schránek připravuje skutečně důkladně, je i společnost Ško-Energo, která zásobuje energií výrobce automobilů Škoda Auto.

»Schránku jsme zatím neaktivovali, protože nasazujeme systém pro komfortnější práci a celé to nyní testujeme. Očekáváme, že se nám tak hlavně zjednoduší kontakt se státní správou,« uvádí Jan Horák z oddělení Financování a informatiky Ško-Energo.

Pro řadu firem jsou schránky, alespoň podle zkušenosti společnosti Software602, navíc dobrou příležitostí k úsporám.

»Podniky přemýšlejí, kde by mohly ušetřit práci a peníze, a tohle je příležitost. Téměř nikdy nezůstávají u samotné obsluhy datové schránky, ale přemýšlejí, kde dál by se ve firmě mohly zbavit papírů,« popisuje Antonín Drahovzal, který pracuje jako obchodník pro společnost Software602. Jeho postřeh potvrzuje i výzkum (viz graf Co očekávají podniky od datových schránek?).

Celkově je ovšem postoj českých firem k datovým schránkám zatím spíše rozpačitý. Většina podniků si na jejich přínos ještě nestačila udělat názor. Ty, jež ho mají, ale vesměs považují datové schránky za prospěšné a slibují si od nich komplexní zlepšení provozu.

»Věřím, že datové schránky budou úspěšné a že se dobře rozjedou. Myslím, že nám mohou pomoci i v případných soudních sporech, kdy budeme moci snadno dokázat, jakou poštu jsme odeslali, a že si ji adresát přečetl,« říká IT ředitel společnosti JAP Trading Miroslav Wajda.

Pouhé jedno procento firem z průzkumu je přesvědčeno, že datové schránky budou časem zrušeny nebo zaniknou. Zdá se tak, že podniková sféra registruje skutečnost, že datové schránky mají podporu napříč politickým spektrem. Většina ovšem očekává jejich prosazení spíše v delším časovém horizontu.

»Nenašel se žádný respondent, který by byl přesvědčen o tom, že bude nadále úřadům posílat papírové dokumenty,« upřesňuje Petr Hampl ze Software602.

Opožděná státní správa

Oslovené podniky chtějí ve velké většině datové schránky využívat nejen ke komunikaci s úřady, ale také mezi sebou.

»Skoro všichni respondenti uvažují o tom, že budou využívat datové schránky i ke komunikaci se svými dodavateli nebo zákazníky. To ovšem neznamená, že by se všichni chystali takto komunikovat už od 1. listopadu,« říká Petr Hampl.

To, že překonat počáteční nedůvěru bude chtít nějaký čas, nepřímo potvrzují i slova Miroslava Wajdy ze společnosti JAP Trading. »Ohledně komunikace se zákazníky jsme opatrní. Zatím budeme elektronicky komunikovat se státní správou, a to spíše pasivně. S aktivní komunikací vůči zákazníkům a dodavatelům počkáme, až se datové schránky zaběhnou,« přibližuje plány svojí firmy.

Zároveň si ale stěžuje, že s elektronickou komunikací má paradoxně největší problém právě stát.

»Státní správa s tím má velké problémy. Například náš finanční úřad neumí a nechce uznávat elektronické dokumenty, všechno požaduje ve vytištěné papírové formě,« stěžuje si Miroslav Wajda.

Problémy přiznávají i úředníci. Téměř nikdo však nechce připustit, že zavedení datových schránek bude pro státní úřady pohromou. Nejsou totiž na elektronickou komunikaci prakticky vůbec připraveny. Chybí zavedený vnitřní systém, který by umožnil práci v »bezpapírové« agendě.

Jednou ze světlých výjimek je Plzeňský kraj, kde elektronické obíhání dokumentů funguje již téměř dva roky. Vedení kraje dokonce za elektronizaci získalo Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve státní správě.

»Ve spolupráci s firmou HP provozujeme systém Virtuos, který nám zajišťuje veškerou elektronickou komunikaci uvnitř úřadu i mezi našimi obcemi,« popisuje Bohuslav Borovanský z kanceláře hejtmana Plzeňského kraje. Virtuos se v Plzeňském kraji natolik osvědčil, že ho vybral také Jihomoravský kraj.

Systém je připraven i pro práci s datovými schránkami, kterou v Plzeňském kraji rovněž již aktivně provádějí. »Pomocí datové schránky již komunikujeme se čtyřmi obcemi v kraji. Bohužel přes ně nemůžeme komunikovat s nadřízenými úřady, protože ty jsou se zaváděním datových schránek velmi pozadu,« stěžuje si Borovanský.

Úřady ještě asi dlouho připravené nebudou, podle informací týdeníku Ekonom řada z nich datové schránky podcenila. Místo elektronické komunikace uvnitř úřadů tak budou oprávnění pracovníci přicházející poštu tisknout a dál rozesílat v papírové formě. A naopak odcházející poštu zase z papíru naskenují a odešlou elektronicky.

Autor: Radan Dolejš

Co očekávají podniky od datových schránek?

Urychlení procesů (96 %), snížení chybovosti (94 %), snížení času věnovaného administrativě (92 %), snížení rizika ztráty dokumentu (91 %), jistota dodržování pravidel (89 %), přehled o stavu vyřizování případů (89 %), informační bezpečnost (80 %), zjednodušení práce (9 %). Zdroj: Software602