Vybrat region
cz
  • SK
  • CZ
  • EN
Tisk

Parlament-vláda-samospráva, str.36 / Elektronická spisová služba na Městském úřadě v Havlíčkově Brodě …aneb když ORP pomáhá menším obcím

Pokud by existoval žebříček témat, která letos nejvíce hýbou veřejnou správou, pak by jedno z čelních míst zcela jistě zaujal zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Tento zákon, jenž nabude účinnosti 1. července 2009, je v mnoha ohledech skutečně revoluční. Tou hlavní změnou je především zavedení povinnosti orgánů veřejné moci komunikovat výlučně elektronickou formou prostřednictvím tzv. datových schránek.

Tato skutečnost staví obce před následující volbu:

• buď využívat čistě jen datovou schránku, kde však budou dokumenty starší 90 dní vymazány a bude tak nutné je převádět do tištěné podoby, ve které je archivuje,

• nebo implementovat elektronickou spisovou službu napojenou na systém datových schránek, při které odpadá proces archivace dokumentů v papírové podobě.

Je zcela logické, že pro řadu úřadů je toto významný impulz pro zavedení elektronické spisové služby. Největší překážkou při implementaci elektronické spisové služby dnes díky dotačním programům ministerstva vnitra nejsou finance, ale vázanost kapacit pracovníků úřadu na administraci a provozování takového řešení.

Je nasnadě, že v případě malých úřadů je tato překážka mnohdy nepřekonatelná, a proto je řešením postup, kdy menším obcím se zvládáním přechodu na elektronickou formu komunikace pomůže obec s rozšířenou působností (ORP). Jedním z příkladů mohou být obce na Havlíčkobrodsku.

Projekt hostované spisové služby – řešení pro menší obce

Městský úřad v Havlíčkově Brodě inicioval společný projekt hostované elektronické spisové služby. Na základě společného jednání mezi zástupci úřadu a starosty podřízených obcí byla potvrzena spolupráce mezi oběma stranami.

Projekt zavedení hostované spisové služby se od klasické formy implementace lišil významem synchronizace a sjednocením potřeb a představ všech zainteresovaných obcí.

Jedním z prvních kroků bylo zmapování požadavků nejmenších úřadů, které jsou zatím elektronickou spisovou službou „nedotčeny“. Ty mnohdy nejenže nemají vlastní IT pracovníky a technickou podporu, ale ani jejich hardwarové vybavení často neodpovídá nejnovějším trendům. Kromě toho nedisponují dostatečnými finančními prostředky na zajištění vlastní elektronické spisové služby. Tu v současné době používají převážně větší úřady, na druhé straně na obcích typu I se elektronická spisová služba využívá jen zřídka. Přesto i pracovníci těchto úřadů budou muset ze zákona do datových schránek přistupovat.

Následovalo vytvoření formuláře pro získání potřebných údajů nutných k nastavení databáze úřadu. Ten musel být velmi jednoduchý, aby starosty časově nezatěžoval. Na městském úřadě byl připraven hardware (zatím pro testování) s nainstalovaným MS SQL Serverem a IIS. Časová náročnost instalace a otestování přístupů nezabrala více než dva pracovní dny. Na základě vyplněných formulářů pak byla pro každý úřad, který se do projektu zapojil, připravena organizační struktura. Během následného školení, které proběhlo v prostorách městského úřadu, byl všem uživatelům vysvětlen princip a funkcionality spisové služby a její používání.

Technické řešení

Projekt hostované spisové služby využívá část řešení pro elektronickou komunikaci úřadu eObec společnosti Asseco Czech Republic v podobě modulu elektronické spisové služby. Pro každý podřízený úřad je u toho nadřízeného instalována serverová část s vlastní databází a úložištěm dokumentů. Ty pak budou spravovat pracovníci nadřízeného úřadu (jedná se o administraci systému, jeho zálohování a poskytování technického zázemí). Pracovníci podřízeného úřadu tak budou moci plnohodnotně využívat spisovou službu, a to pomocí tenkého klienta, kdy na libovolném počítači úřadu postačí internetový prohlížeč (Internet Explorer 6,7, FireFox, Opera).

Tenký klient pro malé úřady je zaměřen na základní funkcionalitu nutnou k vedení spisové služby. Velký důraz je přitom kladen na jednoduchost. Nyní se projekt nachází ve stavu testování, kdy je ověřováno, zda jsou nejen školení, ale i uživatelská příručka dostatečně srozumitelné i pro uživatele, kteří budou evidovat méně než 20 dokumentů měsíčně.

Modul spisové služby řešení eObec zajišťuje skutečně komplexní vedení spisové služby. S jeho pomocí je možné nahradit veškeré papírové podací deníky a ostatní evidenční pomůcky s touto problematikou spojené. Modul řeší evidenci, oběh, schvalování a vyřizování dokumentů, včetně jejich zařazení do spisů. Evidence slouží jak pro klasické papírové dokumenty, tak i pro dokumenty v elektronické podobě včetně příloh (naskenované dokumenty, libovolné soubory, maily, elektronická podání atd.).

Databázová část a úložiště dokumentů jsou portovány na MS SQL Server, přičemž lze využít i volně šiřitelný MSDE a instalace Internet Information Server. Tuto instalaci zajistí pracovníci úřadu, který poskytuje zázemí pro malé úřady.

Navržené řešení je zaměřeno zejména na vytvoření efektivního postupu pro menší úřady, které nemají dostatečné finanční prostředky na zajištění elektronické spisové služby s využitím jen vlastních prostředků nebo by implementace vlastní spisové služby pro ně znamenala zbytečnou zátěž. Tento projekt je důkazem toho, že je-li obec s rozšířenou působností ochotna pomoci, nemusí mít ani nejmenší obce z blížícího se data 1. července 2009 žádné obavy.

Autoři: Petra Benediktová, Tomáš Butor, Asseco Czech Republic


Tisk