Infoware, str.23 / Nové trendy v oblasti rozvoja systémov ECM

V súčasnej, vysoko dynamickej dobe je nevyhnutné, aby informácie a dáta, ktoré sú v rôznej forme distribuované v rámci organizácie, boli konsolidované a efektívne prístupné pre potreby rozhodovania na rôznych stupňoch riadenia.

Riešenia Enterprise Content Management (ďalej len ECM) sú elektronickými systémami, ktoré poskytujú prostriedky pre evidenciu, spracovanie a vybavovanie štruktúrovaných, ale hlavne neštruktúrovaných dokumentov, informácií a obsahov (content). V rámci organizácií vytvárajú potrebné podklady pre rozhodovanie a efektívne riadenie biznisu, čo v konečnom dôsledku prispieva k prehľadu a získaniu kontroly nad vlastnými, internými procesmi. Získanie kontroly nad procesmi je základným predpokladom pre možnosti ich optimalizácie, pre zvyšovanie efektivity práce ako aj pre znižovanie prevádzkových nákladov.
V prvopočiatkoch vznikali ECM riešenia len ako podpora pre samotnú správu dokumentov, s obmedzenými možnosťami napojenia na okolité systémy. So vzrastajúcimi požiadavkami na efektívny prístup k informáciám však dochádzalo k ich napojeniu na najdôležitejšie účtovné, prevádzkové a výrobné systémy, čím sa ECM postupne včleňovalo do všetkých oblastí života organizácie a stalo sa tak neoddeliteľnou súčasťou jej IT infraštruktúry. 
Vedľajším efektom uvedeného vývoja je prepojenie množstva nekompatibilných systémov použitím veľkého množstva štandardných, ale vzájomne nekompatibilných rozhraní. S postupným prerastaním spoločností do nadnárodných korporácií, vytváraním dcérskych spoločností, zakladaním pobočiek alebo akvizíciami vznikali prípady, keď v rámci jednej organizácie existovalo viacero samostatných ECM riešení, ktorých prepojenie portálom alebo nadstavbovou aplikáciou si vyžadovalo ďalšie zložité riešenie a nemalé finančné prostriedky.
Takýto stav zvyšoval potrebu vytvorenia riešenia pre jednoduchý a konzistentný prístup k obsahom viacerých, vzájomne nekompatibilných ECM riešení. Výsledkom bola príprava novej technickej špecifikácie štandardu pre oblasť správy ECM obsahov  - Content Management Interoperability Services (CMIS). CMIS je navrhovaný tak, aby umožňoval prácu nielen s novými ECM systémami, ale aj prístup k obsahom už existujúcich riešení. Tento by mala zabezpečovať sada všeobecných webových služieb (Web Services), umožňujúca základné úkony nad sprístupneným ECM obsahom. 
Pre širšie možnosti vývoja nadstavbových aplikácií má CMIS zapracovanú aj podporu pre WEB 2.0. Na komunikáciu medzi ECM úložiskami slúžia komunikačné protokoly SOAP – Service Access Protokol resp. REST - Representational State Transfer (ATOM).
Základnými cieľmi CMIS je:

• vytvorenie všeobecného štandardu pre správu obsahov,
• vytvorenie množiny služieb pre jednoduchý vývoj platformovo nezávislých, kompozitných aplikácií. 

Vývoj bez viazanosti na platformu implementovaného ECM riešenia poskytuje široké možnosti na zjednodušenie prípravy a nasadenia nadstavbových aplikácií. V praxi to znamená, že v rámci jednej aplikácie (na ľubovoľnej platforme) bude možné pristupovať k existujúcim úložiskám dokumentov v rôznych ECM riešeniach, nezávisle na tom, či sú postavené na Java, .Net alebo inej platforme. V prípade podpory CMIS bude možné k obsahom ECM riešení pristupovať jednoducho, prostredníctvom základných webových služieb (Web Services) pre vytvorenie, prečítanie, zmenu a uloženie prístupových práv resp. zmenu a uloženie meta údajov dokumentov. Takýto prístup zjednoduší a rozšíri aj možnosti integrácie medzi jednotlivými systémami v rámci spoločnosti. Použitím CMIS štandardu nebude problém publikovať dokument z jedného systému a vložiť ho na spracovanie do iného (napr. ERP, CRM, ...). To umožní veľmi efektívne prepájať a riadiť procesné a workflow spracovanie dokumentov. 
Za vznikom CMIS stoja spoločnosti ECM, IBM a Microsoft, ktoré sa ešte v roku 2006 dohodli na príprave uvedeného štandardu. Neskôr sa pridali spoločnosti Oracle, Alfresco Softvér, SAP, Open Text. Časom sa zoskupenie rozšírilo na vyše štyridsať spoločností. V septembri 2008 bola špecifikácia CMIS predložená na schválenie do OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). 
Momentálne ešte stále prebieha schvaľovací proces, ale definitívne schválenie a vydanie oficiálnej verzie CMIS sa očakáva už v priebehu tohto roka. Skutočnosť, že v porovnaní s predchádzajúcimi pokusmi o stanovenie štandardu pre ECM sa spoločnosti, okrem definovania CMIS, zamerali aj na zabezpečenia interoperability existujúcich riešení a vytvorení presnej definície webových služieb pre už spomínanú platformovú nezávislosť na programovacích jazykoch, indikuje pozitívny výsledok schvaľovacieho procesu.

František Cenkner
Konzultant v oblasti ECM riešení
Asseco Central Europe