Infoware, str. 24 / Manažment kvality v IT projektoch

Existuje veľa medzinárodných štandardov, postupov a metodík, ktoré definujú spôsob realizácie manažmentu kvality pri riadení projektu. Dokonca existuje veľa projektov, kde môžeme vidieť vytvorené a opísané stratégie kvality, postupy a pomocné evidencie (registre), ktoré sa majú na tento účel využívať. V princípe sa však v praxi veľmi často stretávame s dvoma prípadmi:

• V prvom sa z manažmentu kvality stane nutné zlo a skončí sa pri vytvorení základných dokumentov s "teoretickým" obsahom, z ktorých sa do konca projektu nič nevyužije, prípadne len minimálna časť.
• Druhý extrém je striktné a rozsiahle aplikovanie zvolenej metodiky do poslednej bodky bez reálneho využívania v prospech projektu, čo vyústi do stavu budovania administratívnych prekážok a reálneho obmedzenia efektívneho fungovania na projekte. Namiesto citovania týchto metodík sa pokúsim iným spôsobom opísať základné princípy a odporúčania, ktoré sa mne osobne v praxi osvedčili.

Spoločný jazyk

Predtým ako sa vôbec môžeme začať kvalitou na projekte zaoberať, treba si overiť, či si skutočne so zákazníkom vecne rozumieme, inak povedané, že používame rovnakú "reč kmeňa". (Tento terminus technicus vymyslel zákazník pri jednom z našich projektov.) Jeden z najčastejších a najväčších problémov na IT projektoch je fakt, že zákazník a dodávateľ hovoria o úplne rozdielnych veciach, hoci používajú rovnaké slová. A tu je prvé dobré ponaučenie: čím jednoduchšie a zrozumiteľnejšie sa vyjadrujeme a počúvame druhú stranu, tým menej problémov budeme musieť riešiť v čase, keď sme už konkrétne dielo či produkt vytvorili, ale nevieme sa so zákazníkom zhodnúť, či má požadované parametre a či sme vlastne dodali to, čo zákazník očakával. Keď dokážeme úspešne prekonať túto prvú prekážku, je potrebné si so zákazníkom ujasniť aj to, čo vlastne kvalita je, ako ju definujeme a ako ju vyhodnotíme. Dva najzákladnejšie pojmy sú špecifikované nasledovne: Kvalita je definovaná ako úplný zoznam funkčností a vlastností produktu, procesu, služby alebo systému a schopnosti zabezpečiť a preukázať, že požiadavky a očakávania, ktoré boli dohodnuté, sú splnené.

Manažment kvality je kompletná množina kvalitatívnych štandardov a postupov a zodpovedností v projekte, ktoré treba plánovať a definovaným spôsobom kontrolovať.

Tu spravidla nastáva rozpor, pretože chápanie pojmov kvalita a manažment kvality je rozdielne a každá strana sleduje logicky protichodné záujmy. Zákazník chce za určené množstvo peňazí maximum, čo môže od dodávateľa získať, naopak, dodávateľ chce dodať kvalitné a postačujúce minimum.

Kľúčový faktor úspechu je preto definovanie konkrétnych kvalitatívnych kritérií a reálnych spôsobov overenia ešte pred začiatkom realizácie. Spôsob overenia parametrov kvality je rovnako dôležitý ako ich definovanie. V IT projektoch sa často vyskytujú požiadavky, ktorých overenie nie je triviálne a bývajú problematickým miestom.

Zákazník pri jasne definovaných kvalitatívnych kritériách vopred vie, čo a v akej kvalite dostane, a zároveň aj pozná a akceptuje spôsob, ako si tieto parametre overí. Dodávateľ takisto vopred vie, aké sú kvalitatívne požiadavky na navrhované riešenie, prípadne realizáciu konkrétnej časti a za akých podmienok zákazník dodaný produkt akceptuje. Takto predídete tomu, že budete musieť dodávky riešenia opakovať a produkty dorábať, čo má negatívny dosah na časový harmonogram a rozpočet projektu.

Jednoducho a zrozumiteľne

Na manažment kvality je nevyhnutné evidovať úplný zoznam produktov (register), ktoré realizujeme, ich kvalitatívne kritériá, spôsob overenia, aktuálny stav, závislosti od iných produktov, prípadne okolia projektu a pod. Ďalej treba vykonávať testy overenia kvality podľa odsúhlaseného plánu a definovaným spôsobom. Je však dôležité, aby ste tento register pravidelne aktualizovali podľa toho, ako sú produkty postupne realizované a testované. To vám poskytne aktuálny prehľad o stave kvality, na základe ktorého sa môžete rozhodnúť o prípadných zmenách s cieľom udržať alebo zlepšiť kvalitu, a teda kvalitu efektívne riadiť. Je viac ako pravdepodobné, že pokiaľ nebudú kritériá kvality a spôsob overenia vopred definované, testy a aktivity overenia kvality zlyhajú alebo neposkytnú reálny pohľad na stav a kvalitu riešenia a spôsobia nedorozumenia a sklamanie na strane zákazníka aj dodávateľa.

Čím prehľadnejší a transparentnejší systém evidencie zoznamu produktov, kvalitatívnych kritérií a aktivít na overenie kvality si na projekte v spolupráci so zákazníkom vytvoríte, tým je reálnejšia šanca, že sa manažment kvality na vašom projekte stane realitou.

Základné princípy, ktorých dodržiavaním možno predísť nefungujúcemu manažmentu kvality:

• definovanie kvalitatívnych kritérií a spôsobov overenia ešte pred začiatkom realizácie produktov,
• evidovania a pravidelná aktualizácia zoznamu a stavu produktov, ktoré realizujeme,
• naplánovanie a vykonávanie aktivít na overenie definovanej kvality,
• vyhodnotenie výsledkov overenia kvality a realizácia prípadných opatrení.

Metodiky

Priestor na tento článok je pomerne malý, a preto zhrniem základné poznatky. Bez fungujúceho manažmentu kvality je celý projekt rizikovejší, výskyt jednotlivých rizík častejší a ich dosah spravidla závažnejší. V súčasnosti je dostupná široká množina konkrétnych metodík a postupov a treba si iba vybrať takú, ktorá najlepšie vyhovuje konkrétnemu projektu. Metodika Prince2 prehľadným spôsobom odporúča, ako dosiahnuť reálne fungovanie v projekte, zároveň výnos č. 321/2010 o štandardoch pre IS verejnej správy vychádza práve z metodiky Prince2.

Ak ste projektovým manažérom, skúste si zodpovedať nasledujúce otázky:

• Majú všetky produkty špecifikáciu kvalitatívnych kritérií a spôsob ich overenia?
• Kedy sme naposledy aktualizovali register kvality?
• Boli produkty vytvorené v súlade s definovanou špecifikáciou a prešli plánovaným testom kvalitatívnych kritérií?

V prípade, že odpovede na uvedené otázky sú typu: nie, neviem, žiadne a pod., v prvom rade odporúčam zistiť, čo je skutočná príčina toho, aby sa aj tie jednoduché základy manažmentu kvality na projekte využívali, namiesto toho, aby ste sa snažili iba hľadať vinníkov a iniciovali úlohy s cieľom zdanlivo "okamžite" vyriešiť tento stav.

Iba vytvorením priestoru, odstránením skutočných prekážok a dodržiavaním základných princípov môžete počas celého projektu zabezpečiť kvalitný a efektívny manažment kvality. V opačnom prípade budete opakovať tie isté chyby, budete prekvapení aj pri zjavne očakávaných problémoch a dokončenie projektu bude viac ako chaotické a "heroické".

Použité zdroje: Managing Successful Projects with PRINCE2™ ISBN: 9780113310593

MARTIN SMUTNÝ, Autor pracuje ako Business Development Manager & Senior Project Manager Asseco Central Europe, a.s.